A importância da guarda e conservação de documentos
Entenda
A comprovação do cumprimento de uma obrigação seja trabalhista, previdenciária ou fiscal, se dá por meio de documentos, daí a importância da guarda e conservação dos mesmos. O prazo varia de acordo com o tipo do documento.
A grande dificuldade de muitas empresas é encontrar espaço físico para armazená-los, por isso muitas estão se valendo do arquivo digital. Qualquer que seja a forma escolhida, os documentos precisam ser guardados e bem conservados, pois a falta da comprovação do pagamento das obrigações legais, seja pela perda ou ilegibilidade do documento, acarretará no pagamento da mesma obrigação.
Além disso, quaisquer documentos exigidos em uma eventual fiscalização poderão acarretar a lavratura de auto de infração com a consequente imposição de multa. A conservação adequada garante vida longa aos documentos.
Dentre os documentos que precisam ser guardados, citamos alguns exemplos, quanto ao prazo de guarda.
Como o leitor pôde constatar, a guarda de documentos exige dos empresários certos cuidados que, se não tomados, podem colocar todo um empreendimento em risco. Para auxiliar os empresários do comércio, o Sindilojas-SP disponibiliza gratuitamente um manual de orientação específico sobre o assunto.
