Como organizar um estoque: confira o passo a passo

Quando entramos em uma loja de roupas e vemos tudo organizado, milimetricamente calculado, com um atendimento ágil e preciso do vendedor ao buscar alguma peça, nem imaginamos que o segredo está nos bastidores.

Desenvolver uma boa gestão e organização do estoque da maneira correta são as únicas soluções que garantem que todos os produtos estejam em seus devidos lugares, tanto na vitrine, quanto nas araras e displays do seu negócio.

Ao longo deste artigo trazemos algumas dicas para você organizar o estoque da sua loja de maneira profissional, garantindo a disponibilidade e o controle eficientes. Continue a leitura e confira!

Como organizar um estoque de loja?

É evidente que organizar um estoque não é uma tarefa muito simples, demanda tempo, dedicação e técnicas precisas para colocar tudo em ordem e registrado, de maneira que qualquer pessoa, até aquele funcionário novato, consiga identificar claramente os itens disponíveis.

Existem vários meios de organizar o estoque, desde aquele mais simples, onde o controle é realizado por planilhas e mais manual, até os mais completos que utilizam softwares de gestão — importante é sempre manter o histórico do estoque preservado e disponível para consulta caso seja necessário.

Aderir às boas práticas de gestão de estoque vai proporcionar muitos benefícios para a loja e suporte para ter previsibilidade de itens. O controle será condizente com a realidade, o que favorece as finanças, reduzindo os custos e eliminando a possibilidade de prejuízos.

Confira dicas incríveis de como organizar um estoque e fique por dentro de tudo!

1. Classificar e cadastrar para manter o estoque organizado

Para organizar um estoque é preciso ter em mente que esse é um trabalho constante. Não é o tipo de coisa que se faz uma vez, e sim um processo que se desenvolve juntamente com o seu negócio.

O primeiro passo para ter sucesso com esse assunto é classificar adequadamente todos os seus produtos, dessa forma, fica muito mais fácil dispor as peças no estoque, além de ser mais fácil para o estoquista encontrar o que está sendo pedido. Algumas opções de classificação são:

• tamanho (P, M, G, GG, etc);
• cores;
• gênero;
• tipo 

O próximo passo é realizar o cadastro de todos os produtos que foram classificados. Registrar tudo que entra no estoque é essencial para manter a organização do mesmo, pois somente desta forma você será capaz de compreender tudo que sai e se há alguma diferença na quantidade de produtos que deveria estar por lá.

Confira algumas informações que devem ser atribuídas:

• data de aquisição;
• data de venda;
• valor de venda;
• descrição do produto;
• código do produto.

Ao criar e atualizar esse tipo de informação você terá o estoque na palma da sua mão, sendo muito mais fácil compreender se há peças em falta, com pouca circulação, o que é preciso ter mais destaque na loja para sair e etc.

2. Fazer o inventário

Essa dica não vale só para lojas de roupas, mas para qualquer um que queria saber como organizar um estoque, seja qual for o segmento. O processo de realizar o inventário é essencial para descobrir se os dados que você coletou no passo anterior estão batendo com a realidade, garantindo um controle muito maior.

O ideal é definir uma periodicidade ideal, que pode ser mensal, quinzenal, semanal ou até mesmo diária. Quanto maior for a movimentação no estoque maior deve ser a frequência de inventários para evitar prejuízos tais como a perda de uma venda pela falta da disponibilidade do produto na loja.

3. Criar categorias

Padronização é o segredo de um estoque organizado e para ter eficiência na identificação de produtos e agilidade no processo é importante criar categorias, pois além de contribuir para a organização, facilita o gerenciamento.

Essa organização e categorização dos produtos deve ser o mais detalhado possível. Isso oferece ao vendedor, mais informações sobre o produto e evita erros muito comuns nos comércios.

4. Girar o estoque

Uma gestão de estoque eficiente deve considerar o giro. Ele é uma ferramenta de gestão que irá ajudar de forma sistemática o ritmo e frequência que o estoque é abastecido, observando quesitos importantes como tempo de permanência de um produto na loja e seu comportamento.

Girar de maneira inteligente e programada evita perdas desastrosas de produtos que podem ser danificados ou deteriorados pelo tempo parado nas prateleiras do estoque. O ideal é, de acordo com o planejamento financeiro da loja, oferecer promoções para saída dos produtos que estão mais tempo parados e assim conseguir girar o estoque.

5. Demarcar entrada e saída

Organizar as entradas e saídas pode parecer uma tarefa simples e dispensável, porém ela é primordial para o controle de estoque. É também uma ação que evita prejuízos para o negócio.

O controle de entradas e saídas transmite informações relevantes como, quais produtos dão mais lucro, qual item merece um lugar especial na vitrine e quais os que devem ter acesso mais fácil no estoque devido à sua saída mais frequente.

6. Analisar a necessidade do público

A necessidade do público é fundamental para ditar a especialidade do negócio. Por meio dela é possível focar em um determinado segmento e investir no produto que trará mais lucro.

Para planejar um estoque eficiente é imprescindível analisar a necessidade do cliente e sempre contar com os produtos que o público mais adquire. Isso proporciona a segurança de nunca faltar algo que é sempre requisitado e tem venda mais certa.

7. Levar em consideração a relação com fornecedores

A reposição de mercadorias precisa ser eficiente e você deve contar com uma boa relação com os fornecedores e atendar principalmente ao prazo de entrega, para solicitar a compra e o produto chegar em tempo hábil.

Para isso, é aconselhável manter uma boa relação com os fornecedores e assim programar reposições mais precisas, se será mais contínua ou se será periódica. O importante é contar com parceiros que estarão disponíveis para atender a demanda da loja.

8. Treinar os funcionários

Embora manter um estoque organizado, limpo e impecável é muito importante para a empresa, não surtirá grandes resultados se toda a equipe não for treinada para utilizar o espaço e o conservar.

Por isso é essencial treinar toda a equipe e definir um colaborador para ser responsável pelo estoque e o inspecionar diariamente para garantir que nada saia do planejado. É indicado promover diálogos frequentes com todos com o objetivo de alinhar assuntos relativos à organização do estoque.

Ao falar em organização inteligente de um estoque não se pode esquecer da distribuição correta de produtos para facilitar o fluxo, principalmente em um dia de grande movimento na loja. O ideal é colocar os itens que saem mais próximos da entrada do estoque e os que demoram para vender no fundo.

Essa ação otimiza o tempo de busca e consequentemente reduzirá a espera do cliente. Com os funcionários treinados e capacitados, será notável a imagem de organização e eficiência da loja, fatores que contribuem para a fidelização do cliente.

9. Conheça a sazonalidade de seus produtos

Para quem atua no setor de vestuários, calçados ou de outro tipo de produto relacionado à indústria da moda, a sazonalidade é uma preocupação muito comum, já que cada período do ano reflete nas tendências de consumo.

Dito isso, é muito importante saber como organizar um estoque de loja de roupas com base na sazonalidade das peças, visto que a reposição acontece em um período e a troca de coleções em outro.

Para otimizar essa questão, é imprescindível conhecer o comportamento de seu público-alvo, ou seja, o que seus clientes gostam e não gostam, e qual o momento ideal para substituir os estoques antigos por modelos novos.

10. Implante um sistema de identificação por código de barras

Se o registro das informações de seu estoque ainda é realizada manualmente, isto é, os dados — descrições, preços, entrada e saída, quantidade de itens disponíveis — são anotados em papeis impressos, saiba que sua empresa está perdendo grandes oportunidades de competir no mercado, já que a tecnologia é uma realidade presente na maioria dos estabelecimentos nos dias atuais.

Adote um sistema de identificação de produtos por código de barras, pois além de reduzir os riscos de falhas de preenchimento de informações, dessa forma o trabalho da equipe responsável pela gestão de estoque é automatizado e você terá informações precisas e escaláveis disponíveis sobre a realidade do inventário a qualquer hora em qualquer lugar.

11. Estabeleça uma quantidade mínima e máxima

Outra dica interessante sobre como organizar um estoque de loja de roupas, em especial para quem já tem bastante controle sobre esse departamento, é definir uma quantidade mínima e máxima para cada linha, coleção ou peça de roupa. Dessa forma, você obtém muito mais controle e sabe o momento exato para comprar novas peças, além de conhecer a quantidade máxima exata para cada mês.

Quantidade máxima: o número de itens que o estoque deve ter, levando em conta aspectos como custo de armazenamento, investimento, espaço físico e giro mensal. Quantidade mínima: é o número de peças reservadas para casos de extrema necessidade de demanda, como em períodos sazonais e datas comemorativas (Carnaval, Dia das Mães, Dia dos Pais, etc). Ao atingirem a margem mínima, os produtos precisam ser repostos.

12. Avalie o espaço físico

Como organizar um estoque de loja de roupas sem ter pleno conhecimento sobre o espaço que o estabelecimento dispõe para estocar as mercadorias, não é verdade? Nada de empilhar as roupas em um ambiente pequeno, pois além de não ser funcional, é uma atitude que afeta a identidade visual da loja e influencia negativamente a experiência do consumidor.

Sendo assim, faça uma análise para saber se seu estoque tem o tamanho ideal para armazenar a quantidade de produtos que a loja necessita para se manter funcionando. Desse modo, fica mais simples administrar os pedidos e não cometer excessos, já que as roupas podem ser encontradas com facilidade pelos vendedores.

Certifique-se também se o ambiente tem condições ambientais adequadas para que os produtos não sofram deteriorações enquanto estiverem parados, como iluminação , umidade e temperatura.

13. Identifique o que tem mais saída e o que menos sai

Ao contar com informações atualizadas e precisas não apenas sobre a quantidade de roupas vendidas, mas quais mais têm um desempenho de vendas melhor, você pode examinar o fluxo de movimento que cada produto tem entre seus clientes, e isso pode ajudar na hora de adquirir novos estoques.

Ou seja, é possível aumentar as vendas com base nas informações fornecidas pelo próprio histórico do inventário em relação às preferências dos consumidores.

Como a tecnologia pode otimizar a gestão do estoque da loja de roupas?

Antes de concluirmos, é muito importante destacar o fato de que a tecnologia tem se mostrado uma verdadeira aliada das empresas quando o assunto é gestão de estoque, não importa qual seja o nicho em que o negócio atue.

Afinal, um software que integra as informações do inventário e é atualizado em tempo real proporciona aos colaboradores todas as informações necessárias para que o estoque seja controlado com precisão e isso impacta diretamente nas vendas e na satisfação dos consumidores, que não correrão o risco de comprarem produtos que não constam na loja.

Hoje em dia, há uma grande variedade de softwares para gestão comercial que contam com recursos e funções feitas sob medida para organizar o estoque no varejo de maneira muito mais ágil e precisa.

Com o auxílio da tecnologia, o gestor varejista sabe exatamente quais produtos têm mais saída, o que está faltando, o que pode vir a faltar e quando é necessário realizar novas compras para manter a loja em pleno funcionamento.

Como você pôde conferir neste conteúdo sobre como organizar um estoque de lojas de roupa, essa é uma das áreas mais importantes em empresas que atuam no varejo, já que há um fluxo de entrada e saída de produtos diário muito alto. Quanto mais precisão sobre as informações, maiores as chances de garantir uma boa lucratividade e menores os riscos de prejuízos por conta de mercadorias paradas perdendo valor de mercado. 

Fonte: Blog Listen X